Get Ready to ABP: Preparation!

Setelah ditanyakan lulus dan diterima sebagai mahasiswa master di Shizuokaa University (Shizudai) melalui Asia Bridge Program (ABP), lalu apa selanjutnya yang dipersiapkan?

First, take a deep breath, then relax :D

You have many things that should be prepared for! Especially documents. Ganbatte ^_^

Pengumuman kelulusan akan diumumkan sesuai dengan tanggal yang tertulis di jadwal ABP. Persis tanpa mengalami pengunduran. Pengumuman siapa yang diterima pertama diumumkan melalui website department masing-masing, selajutnya juga akan dihubungi melalui email.

Kalau saya kemarin setelah lulus langsung mengabari senpai (senior) yang ada di Shizuodai. Nah dari hal sederhana itu, saya akhirnya diinvite ke grup chat Line mahasiswa Shizudai, dan berkenalan dengan banyak orang, termasuk beberapa orang yang juga merupakan mahasiswa baru Shizudai (sama sepeti saya).

Beberapa orang mahasiswa baru tersebut ada yang menghubungi saya secara personal menanyakan persiapan terkait langkah selanjutnya yang akhirnya berujung pada memiliki group chat sesama mahasiswa baru. This is the very important thing, karena melalui group ini kami dapat berinteraksi dan mengenal satu sama lain meski belum pernah bertemu. That group totally help me a lot, banyak kemudahan yang kita dapatkan dengan saling bertukar informasi. Mulai dari berbagi informasi, persiapan dokumen, galau-galauan bareng sampai berangkat bareng loh…

Btw, total mahasiswa Shizudai dari Indonesia tahun ini yang lolos ABP adalah 22 orang, terdiri dari 3 orang mahasiswa S1 (undergraduate) dan 19 orang mahasiswa master yang terbagi di dua lokasi kampus. Oh iya, jadi Shizudai punya dua lokasi kampus, pertama di Kota Shizuoka (Department of Science, Agriculture, Forestry) dan Kota Hamamatsu (Department of Engineering, Informatics).

Oh iya, kembali ke dokumen apa saja yang perlu dipersiapkan, kurang lebih saya rangkum seperti di bawah ini:

1.       Letter of Commitment: diberikan dokumen yang isinya seperti surat pernyataan kesediaan menjadi mahasiswa Shizudai. Ini harus ditanda-tangan lalu dikirimkan kembali dalam bentuk file yang telah di-scan. Ada deadlinenya.

2.       Selanjutnya login ke website Online Pre-Enrollment, mengunduh dan mengisi beberapa hal seperti profile, form Certificate of Eligibiliy (CoE), Form Dormitory, dll. Akan ada tenggat waktu untuk pengisian dokumen-dokumen tersebut.

CoE is the most important document, karena tanpa CoE kita tidak akan bisa mengajukan pembuatan visa pelajar ke kedutaan Jepang.

3.       Setelah beberapa dokumen di atas selesai, beberapa dokumen mungkin kita butuhkan dan bisa diunduh di website pre-enrollment. Beberapa diantaranya, Guidline/Schedule, Study Japanese, Maps and direction, dan Application for Permission to Engage in Activity other than permitted.

Untuk dokumen terakhir itu adalah dokumen yang kita tanda-tangani dan diberikan kepada pihak imigrasi Jepang (jika ingin arubaito/part time job).

Selain persiapan dokumen di atas saya rasa selanjutnya adalah persiapan pribadi saja. Seperti diskusi project research dengan sensei, pemesananan tiket pesawat dan barang-barang yang perlu dibawa dan pengajuan visa. Atau jika mau juga bisa mulai les Bahasa Jepang.

Untuk les Bahasa Jepang kurang lebih saya jalani selama kurang lebih dua bulan. Saya les private dengan Sensei Diana (Guru Bahasa Jepang, SMAN 2 Sumbawa Besar). She is a very kind sensei. ^_^

Kalau teman-teman lowong selama menunggu waktu keberangkatan boleh banget persiapan Bahasa Jepang, tapi itu bukan hal wajib kok. Setelah tiba di Jepang nanti juga akan ada kelas Bahasa Jepang untuk mahasiswa internasional.

Little Problem Sebelum Berangkat

Seperti yang telah saya sebutkan di atas, salah satu dokumen yang paling penting adalah CoE. Nah, sebelum berangkat terdapat masalah kecil yang kami (most of Shizudai Student 2018) hadapi. Itu adalah keterlambatan CoE (hikz ☹). CoE merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi Jepang untuk mengizinkan kita tinggal di Jepang, sepertinya untuk saat ini CoE tidak mudah untuk dikeluarkan, review permohonan CoE pun cukup ketat.

Menunggu CoE tiba adalah masa-masa kegalauan bagi kami. Karena rata-rata calon mahasiswa sudah membeli tiket pesawat dari Indonesia ke Jepang, termasuk saya yang sudah membeli tiket sejak bulan Juni (rencana berangkat akhir September).

Namun, apa boleh dikata, CoE yang dinanti datang tidak tepat pada waktunya dan tidak bersamaan. Alhasil ini mempengaruhi jadwal keberangkatan kami. Saya bahkan sampai 3 kali mengganti tanggal keberangkatan.

Pengajuan CoE ini melewati review ketat di imigrasi Jepang, sehingga jangan kaget jika nanti dihubungi oleh pihak kampus dan diminta untuk mengirimkan beberapa dokumen tambahan, seperti Bank/Financial Statement dari Supporter. Sejujurnya I have no idea about this document, tapi hal tersebut ternyata Rekening Koran. Dokumen ini diminta untuk dikirimkan dokumen aslinya ke Jepang.

Tapiii, kendala tsb tidak berarti apa-apa kok. Pada akhirnya kami semua tetap berangkat meski penuh dengan drama kegalauan sebelumnya, wkwkwk. This kind of drama was coloring my preparation.

Pengajuan Visa Jepang

Here we go!

Tahapannya adalah kurang lebih sebagai berikut:

1.       Lengkapi persyaratannya.

Yap, langkah pertama untuk mengajukan visa adalah melengkapi persyaratan yang dibutuhkan. Karena saya akan berangkat ke Jepang untuk tujuan study, maka saya mengajukan VISA STUDENT, dengan syarat-syarat sebagai berikut:

a.       Passport

b.       FK KTP

c.       CoE

d.       Formulir Visa dan Foto 4,5 x 4,5

e.       Kartu Keluarga (asli dan fotokopi), untuk syarat ini sebenarnya optional, karena saya warga NTB dan jika mengajukan visa Jepang melalui Kantor Konsulat Jendral Jepang di Denpasar, Bali. Saat mengajukan visa kemarin saya dimintai KK asli dan juga fotocopy.

2.       Pastikan syarat-syarat di atas lengkap semua ya.. karena jika satu syarat kurang maka permohonan visa kita akan ditolak dan tidak akan diterima.

3.       Jika permohonan visa diterima, visa akan diproses selama 4 hari kerja.

Saya mengajukan permohonan visa pada Senin, 1 Oktober 2018. Lalu, permohonan visa saya diterima dan bisa di ambil pada Kamis, 4 Oktober 2018. Untuk pengambilan visa tidak harus orang ybs yang hadir, boleh juga diwakili asalkan memiliki kwitansi pengambilan visanya. Selama pengurusan visa saya banyak dibantu oleh orang-orang baik, Alhamdulillah. Mereka keluarga Bu Wiwik, saya berangkat dari Sumbawa dengan Jasmine (anak Bu Wiwik), visa saya juga diambil oleh Bu Wiwik, dan diantarkan ke bandara oleh suami beliau. Thank you very much for your kindness, Bu Wiwik and Family, and also Bu Aryanti and Family.

Anyway, mungkin cukup sekian untuk kali ini, sampai jumpa nantiii….