Setelah ditanyakan lulus dan
diterima sebagai mahasiswa master di Shizuokaa University (Shizudai) melalui
Asia Bridge Program (ABP), lalu apa selanjutnya yang dipersiapkan?
First, take a deep breath, then
relax :D
You have many things that should
be prepared for! Especially documents. Ganbatte ^_^
Pengumuman kelulusan akan
diumumkan sesuai dengan tanggal yang tertulis di jadwal ABP. Persis tanpa
mengalami pengunduran. Pengumuman siapa yang diterima pertama diumumkan melalui
website department masing-masing, selajutnya juga akan dihubungi melalui email.
Kalau saya kemarin setelah lulus
langsung mengabari senpai (senior) yang ada di Shizuodai. Nah dari hal
sederhana itu, saya akhirnya diinvite ke grup chat Line mahasiswa Shizudai, dan
berkenalan dengan banyak orang, termasuk beberapa orang yang juga merupakan
mahasiswa baru Shizudai (sama sepeti saya).
Beberapa orang mahasiswa baru
tersebut ada yang menghubungi saya secara personal menanyakan persiapan terkait
langkah selanjutnya yang akhirnya berujung pada memiliki group chat sesama
mahasiswa baru. This is the very important thing, karena melalui group ini kami
dapat berinteraksi dan mengenal satu sama lain meski belum pernah bertemu. That
group totally help me a lot, banyak kemudahan yang kita dapatkan dengan saling
bertukar informasi. Mulai dari berbagi informasi, persiapan dokumen,
galau-galauan bareng sampai berangkat bareng loh…
Btw, total mahasiswa Shizudai
dari Indonesia tahun ini yang lolos ABP adalah 22 orang, terdiri dari 3 orang
mahasiswa S1 (undergraduate) dan 19 orang mahasiswa master yang terbagi di dua
lokasi kampus. Oh iya, jadi Shizudai punya dua lokasi kampus, pertama di Kota
Shizuoka (Department of Science, Agriculture, Forestry) dan Kota Hamamatsu
(Department of Engineering, Informatics).
Oh iya, kembali ke dokumen apa
saja yang perlu dipersiapkan, kurang lebih saya rangkum seperti di bawah ini:
1. Letter
of Commitment: diberikan dokumen yang isinya seperti surat pernyataan kesediaan
menjadi mahasiswa Shizudai. Ini harus ditanda-tangan lalu dikirimkan kembali
dalam bentuk file yang telah di-scan. Ada deadlinenya.
2. Selanjutnya
login ke website Online Pre-Enrollment, mengunduh dan mengisi beberapa hal
seperti profile, form Certificate of Eligibiliy (CoE), Form Dormitory, dll.
Akan ada tenggat waktu untuk pengisian dokumen-dokumen tersebut.
CoE is the most
important document, karena tanpa CoE kita tidak akan bisa mengajukan pembuatan
visa pelajar ke kedutaan Jepang.
3. Setelah
beberapa dokumen di atas selesai, beberapa dokumen mungkin kita butuhkan dan
bisa diunduh di website pre-enrollment. Beberapa diantaranya,
Guidline/Schedule, Study Japanese, Maps and direction, dan Application for
Permission to Engage in Activity other than permitted.
Untuk dokumen
terakhir itu adalah dokumen yang kita tanda-tangani dan diberikan kepada pihak
imigrasi Jepang (jika ingin arubaito/part time job).
Selain persiapan dokumen di atas
saya rasa selanjutnya adalah persiapan pribadi saja. Seperti diskusi project
research dengan sensei, pemesananan tiket pesawat dan barang-barang yang perlu
dibawa dan pengajuan visa. Atau jika mau juga bisa mulai les Bahasa Jepang.
Untuk les Bahasa Jepang kurang
lebih saya jalani selama kurang lebih dua bulan. Saya les private dengan Sensei
Diana (Guru Bahasa Jepang, SMAN 2 Sumbawa Besar). She is a very kind sensei.
^_^
Kalau teman-teman lowong selama
menunggu waktu keberangkatan boleh banget persiapan Bahasa Jepang, tapi itu
bukan hal wajib kok. Setelah tiba di Jepang nanti juga akan ada kelas Bahasa
Jepang untuk mahasiswa internasional.
Little Problem Sebelum Berangkat
Seperti yang telah saya sebutkan
di atas, salah satu dokumen yang paling penting adalah CoE. Nah, sebelum
berangkat terdapat masalah kecil yang kami (most of Shizudai Student 2018)
hadapi. Itu adalah keterlambatan CoE (hikz ☹). CoE merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh kantor
Imigrasi Jepang untuk mengizinkan kita tinggal di Jepang, sepertinya untuk saat
ini CoE tidak mudah untuk dikeluarkan, review permohonan CoE pun cukup ketat.
Menunggu CoE tiba adalah
masa-masa kegalauan bagi kami. Karena rata-rata calon mahasiswa sudah membeli
tiket pesawat dari Indonesia ke Jepang, termasuk saya yang sudah membeli tiket
sejak bulan Juni (rencana berangkat akhir September).
Namun, apa boleh dikata, CoE yang
dinanti datang tidak tepat pada waktunya dan tidak bersamaan. Alhasil ini
mempengaruhi jadwal keberangkatan kami. Saya bahkan sampai 3 kali mengganti
tanggal keberangkatan.
Pengajuan CoE ini melewati review
ketat di imigrasi Jepang, sehingga jangan kaget jika nanti dihubungi oleh pihak
kampus dan diminta untuk mengirimkan beberapa dokumen tambahan, seperti Bank/Financial Statement dari Supporter. Sejujurnya I have no idea about
this document, tapi hal tersebut ternyata Rekening
Koran. Dokumen ini diminta untuk dikirimkan dokumen aslinya ke Jepang.
Tapiii, kendala tsb tidak berarti
apa-apa kok. Pada akhirnya kami semua tetap berangkat meski penuh dengan drama
kegalauan sebelumnya, wkwkwk. This kind of drama was coloring my preparation.
Pengajuan Visa Jepang
Here we go!
Tahapannya adalah kurang lebih
sebagai berikut:
1. Lengkapi
persyaratannya.
Yap, langkah
pertama untuk mengajukan visa adalah melengkapi persyaratan yang dibutuhkan.
Karena saya akan berangkat ke Jepang untuk tujuan study, maka saya mengajukan
VISA STUDENT, dengan syarat-syarat sebagai berikut:
a.
Passport
b.
FK KTP
c.
CoE
d.
Formulir Visa dan Foto 4,5 x 4,5
e.
Kartu Keluarga (asli dan fotokopi), untuk syarat
ini sebenarnya optional, karena saya warga NTB dan jika mengajukan visa Jepang
melalui Kantor Konsulat Jendral Jepang di Denpasar, Bali. Saat mengajukan visa
kemarin saya dimintai KK asli dan juga fotocopy.
2. Pastikan
syarat-syarat di atas lengkap semua ya.. karena jika satu syarat kurang maka
permohonan visa kita akan ditolak dan tidak akan diterima.
3. Jika
permohonan visa diterima, visa akan diproses selama 4 hari kerja.
Saya mengajukan permohonan visa
pada Senin, 1 Oktober 2018. Lalu, permohonan visa saya diterima dan bisa di
ambil pada Kamis, 4 Oktober 2018. Untuk pengambilan visa tidak harus orang ybs
yang hadir, boleh juga diwakili asalkan memiliki kwitansi pengambilan visanya.
Selama pengurusan visa saya banyak dibantu oleh orang-orang baik,
Alhamdulillah. Mereka keluarga Bu Wiwik, saya berangkat dari Sumbawa dengan
Jasmine (anak Bu Wiwik), visa saya juga diambil oleh Bu Wiwik, dan diantarkan
ke bandara oleh suami beliau. Thank you very much for your kindness, Bu Wiwik
and Family, and also Bu Aryanti and Family.
Anyway, mungkin cukup sekian
untuk kali ini, sampai jumpa nantiii….